Mange offentlige arbejdspladser er for dårlige til at registrere hændelser. En af de væsentligste årsager til dette er, at den nuværende registreringsproces er langsommelig og ineffektiv. Nogle steder skal man logge på et særligt system til ulykkesregistrering og tvinges til at udfylde store skemaer om hver hændelse (hvilket tager lang tid). Andre steder bruger man stadig ”kradseskemaer”på papir, hvor medarbejderen alene registrerer antallet af hændelser (fx ved at sætte en streg på papiret). Det betyder, at listen med registreringer bliver længere og længere, og hos de fleste arbejdspladser samler oversigten støv i hjørnet. Det gør det nærmest umuligt at bruge registreringerne som arbejdsmiljøgruppe, hvilket er et kæmpe problem. 

TeamEffect udviklede for ca. 7 år siden ”Mine Hændelser”, som i dag bruges i flere danske kommuner til nem registrering af hændelser. Værktøjet er en app-løsning, der kan bruges på computer, tablet eller mobil. Mine Hændelser hjælper arbejdspladser med at registrere og arbejde med hændelser i hverdagen. Det tager maks 15 sekunder at oprette en hændelse, fordi man registrerer hændelser i tre simple trin:

1. Vælg hændelseskategori: Arbejdspladsen definerer hændelseskategorier, som er passende for netop denne arbejdsplads. Eksempler på hændelseskategorier kan være krads, spyt, niv eller nap, men også psykiske hændelser såsom krænkelser, trusler eller mobning. Inddeling i hændelseskategorier gør også nemt at sammenligne data på tværs af teams og organisationer. 
2. Vælg påvirkningsgrad: Påvirkningsgraden spænder fra 0 (ikke påvirket) til 5 (meget påvirket). Man skal vælge påvirkningsgrad, fordi det kan sige noget om hændelsens alvorsgrad, men påvirkningsgraden tager også højde for forskelle i den oplevede påvirkning fra medarbejder til medarbejder. Den samme hændelse kan påvirke os forskelligt, og det er helt okay. Det er nemlig vigtig viden. 
3. Skriv kommentar: Brug for en uddybning? Det er muligt i sidste trin, hvor man kan tilføje en kommentar til hændelser. I flere tilfælde kan det være nødvendigt for at forstå konteksten for hændelsen. Vælger man påvirkningsgrad 4 eller 5 bliver man desuden bedt om at udfylde yderligere oplysninger om hændelser, som er brugbart dokumentation i en evt. arbejdsskadesag.

Langt de fleste medarbejdere, der bruger Mine Hændelser vil opleve, at det er meget nemt at bruge i hverdagen. Det betyder, at der typisk bliver registreret fem gange så mange hændelser, som tidligere. Det skyldes ikke, at der opstår flere hændelser på arbejdspladsen, men derimod at man er bedre til at få dem registreret. 

Leder (AMR/TR) får på baggrund af registreringerne en stor mængde tidstro data, som kan bruges til at tage fat om de problemer som medarbejdere oplever. Bruges Mine Hændelser korrekt vil det støtte i det forebyggende arbejdsmiljøarbejde, fordi man på baggrund af data kan igangsætte og følge op på sine arbejdsmiljøinitiativer. 

---

TeamEffect serie: En ulykke kommer sjældent alene
Serien "En ulykke kommer sjældent alene" handler om vigtigheden ved at arbejde forebyggende og systematisk med arbejdsmiljø og registrering af ulykker/hændelser. Vi forstår ordsproget helt bogstaveligt. En ulykke/hændelse er en indikation på, at der kan være systemiske udfordringer med tilrettelæggelsen af arbejdet, som det derfor kan være værd at justere i en mere sikker retning. Læs de forrige opslag herunder:

#1 Hvad er forskellen på arbejds- og nærved ulykker?

#2 Hvorfor er det vigtigt at være god til at registrere ulykker?