Udbud af partnerskabskontrakt om optimering af arbejdsprocesser på SUH

Ordregiver udbyder herved en partnerskabskontrakt om optimering af udbudsprocesser på den centrale operationsgang (COP) og sammedagskirurgi (SDK) på Sjællands Universitetshospital (SUH), Køge.

Sjællands Universitetshospital (SUH), Køge.

Ordregiver udbyder herved en partnerskabskontrakt om optimering af udbudsprocesser på den centrale operationsgang (COP) og sammedagskirurgi (SDK) på Sjællands Universitetshospital (SUH), Køge.

Den centrale operationsgang (COP) og sammedagskirurgien (SDK) på SUH har gennem en længere periode været udfordret på både fysik, personaleressourcer samt antal lejer, mens SUH samtidig står over for en ikke ubetydelig økonomisk belastning som følge af stigende privatforbrug (i relation til patienter, der henvises til og behandles i privat regi, hvilket finansieres direkte af SUH).

SUH har på den baggrund identificeret et behov for at kunne optimere og dermed få mere sundhed/behandling for de samme penge (uden at der herved er tale om en decideret spareøvelse). Derudover står SUH over for at skulle flytte ind i det nye sygehusbyggeri i løbet af de kommende år, idet COP og SDK imidlertid flytter i løbet af år 2026, hvorfor det er meningsfuldt allerede nu at implementere forandringer, der kan tages med ind i det nye byggeri.

I forsommeren 2021 gennemførtes på SUH en foranalyse af effektiviseringspotentialer for COP/SDK på Køge-matriklen. Rapporten fra analysen er fremlagt som underbilag 1.1 til kravspecifikationen i bilag 1.

Analysen blev gennemført af Medtronic Danmark A/S og løb i to spor:

• Effektiviseringsspor (i dette udbud benævnt ”Driftsoptimeringsspor”)

• Materialehåndteringsspor

Driftsoptimeringssporet fandt optimeringspotentialer inden for bl.a. arbejdsgange, skiftetider og start og sluttidspunkter på dagen, mens materialehåndteringssporet identificerede optimeringsmuligheder inden for materialeopbevaring, generel kontrol af varelager, spild som følge af gamle varer samt en strategisk vision om at professionalisere arbejdsgange og dermed danne en god base, så uhensigtsmæssige arbejdsgange ikke tages med i det nye byggeri.

Driftsoptimeringssporet viste desuden muligheder for gennemførsel af flere operationer, hvilket kunne afstedkomme øget operationskapacitet og hjemtagning af patientbehandling i privat regi som følge af opfyldelse af forbedringspotentialerne.

Materialehåndteringssporet vurderede at kunne frigøre sygeplejerressourcer på op til 5,5 årsværk samt en besparelse på reduktion af spild på mellem 7,4 og 14,1 mio. kr. over 4 år.

SUH ønsker nu at indgå den herved udbudte partnerskabskontrakt vedrørende et samarbejde med en leverandør om optimering af arbejdsgangene på COP og SDK, der tager afsæt i og bygger videre på foranalysen og de deri indeholdte konklusioner. Sigtet er at opnå en generel effektivisering og digitalisering med henblik på optimering af arbejdsgangene, dels ved generelle tiltag, dels ved mere specifikke tiltag i forhold til besparelser på drifts- og logistikområderne, jf. bilag 1 (Kravspecifikationen). Besparelser, der opnås herved, påtænkes overført til de pågældende afdelinger til forbedrende

tiltag mv.

Tilbudsgivers løsningsforslag mv. skal basere sig på indholdet af foranalysen (underbilag 1.1). Tilbudsgiver skal således ikke foretage sin egen analyse af de forhold, der allerede er afdækket i den fremlagte foranalyse.

Der henvises for en nærmere beskrivelse af den udbudte ydelse til kravspecifikationen (bilag 1). Ordregivers krav til ydelsen og kontraktvilkår fremgår dog af det samlede udbudsmateriale, jf. udbudsbetingelsernes afsnit 2.3.

Ordregiver har ret til at forlænge kontrakten op til to gange med hver 12 måneder.

Udvælgelsen vil blive foretaget på grundlag af følgende oplysninger:

• ESPD del IV.C med oplysninger om ansøgers udførelse af tjenesteydelseskontrakter af den anførte type (referencer), jf. herved også udbudsbetingelsernes afsnit 3.3.3.

Det afgørende for udvælgelsen er, hvilke ansøgere der vurderes at være bedst egnede til at udføre kontrakten, idet de vurderes at have de mest relevante og sammenlignelige referencer set i forhold til den udbudte kontrakt.

Ordregiver vil herved foretage en samlet vurdering ud fra følgende parametre:

- I hvilken grad referencerne dokumenterer erfaring med erfaringer med optimering af driften og arbejdsprocesser på sygehuse.

- Referencernes kompleksitet og omfang, tidsmæssigt såvel som økonomisk (idet en høj grad af kompleksitet og et større omfang således vil vægte positivt).

- Antallet af sammenlignelige referencer (dog maksimalt fem).

Formålet med udvælgelsen er at sikre, at konkurrencen om den udbudte opgave kommer til at foregå mellem de ansøgere, der vurderes bedst egnede til at varetage opgaven.

Ordregiver har ret til at forlænge kontrakten op til to gange med hver 12 måneder.

Den samlede værdi, jf. pkt. II.1.5 og pkt. II.2.6, estimeres til i omegnen af 20-35 mio. kroner. Estimatet er et bedste skøn, der er behæftet med stor usikkerhed, idet ordregiver ikke tidligere har udbudt en kontrakt som den foreliggende. Der er en væsentlig ubekendt faktor ift. værdien af indtjeninger, der kan realiseres, og som vil udgøre en del af værdien, jf. udbudsbetingelserne pkt. 1.3.

Ansøger skal i ESPD del IV.B oplyse sin

- gennemsnitlige årsomsætning for de tre senest afsluttede regnskabsår (i feltet "Gennemsnitlig omsætning"); og

- egenkapital i det senest afsluttede regnskabsår (i feltet "Finansielle nøgletal").

Inden ordregivers underretning om tildeling af kontrakt vil den tilbudsgiver, som ordregiver har til hensigt at tildele kontrakt, blive bedt om at fremlægge dokumentation for oplysningerne i ESPD.

Som dokumentation for sin økonomiske og finansielle formåen kan en tilbudsgiver fremlægge årsregnskaber eller uddrag heraf. Hvis dette ikke er muligt, eller hvis de pågældende oplysninger ikke fremgår heraf, så kan tilbudsgiveren fremlægge relevante erklæringer fra revisor eller tilsvarende samt ethvert andet dokument, som ordregiver vurderer passende.

Ansøger skal have en gennemsnitlig årsomsætning på minimum 20 mio. kr. i de seneste 3 afsluttede regnskabsår.

Ansøger skal have en positiv egenkapital i det senest afsluttede regnskabsår.

Ansøger skal have kendskab til og påvise sine erfaringer med optimering af driften af et sygehus.

Relevante referencer skal anføres i ESPD del IV.C i feltet "For så vidt angår tjenesteydelseskontrakter: udførelse af tjenesteydelser af den anførte type".

For hver levering (reference) bedes ansøger ud over en behørig beskrivelse angive følgende:

• Beløb (værdi/omsætning)

• Start- og sluttidspunktet for leverancen

• Modtager af leverancen (kunde)

Hvis ansøger har leveringer (referencer) med en løbetid, der ikke kan indeholdes i en periode på 3 år tilbage regnet fra tidspunktet for tilbudsafgivelsen, så skal ansøger alene angive den værdi/omsætning, referencen har haft inden for de seneste tre år.

Der må maksimalt indleveres 5 (fem) referencer. Indleveres der flere end 5 referencer, vil ordregiver alene tage de første 5 referencer i betragtning.

Er ansøger et konsortium, og/eller baserer ansøger sig på støttende enheder, skal ansøger prioritere referencerne ved nummerering. Er referencerne ikke prioriterede, vil ordregiver inddrage én reference fra ansøger, dernæst én pr. støttende enhed eller, hvis ansøger er en sammenslutning, én pr. deltager i sammenslutning og dernæst én pr. eventuelle støttende enheder etc., indtil 5 referencer er nået.

Opmærksomheden henledes på, at referencerne indgår ved en eventuel udvælgelse blandt flere kvalificerede ansøgere, jf. udbudsbetingelsernes afsnit 4.

Tilbudsgiveren skal ikke sende yderligere dokumentation end de i ESPD beskrevne referencer i forhold til sin tekniske og faglige formåen. Ordregiver forbeholder sig dog retten til at anmode modtagerne om at bekræfte de angivne oplysninger.

Ansøger skal påvise mindst 1 relevant reference, der er udført inden for de seneste 3 år regnet fra tidspunktet for tilbudsafgivelsen, og som har en værdi på minimum 100.000 kr. (per reference).

Ved en ”relevant” reference forstås levering af rådgivning om optimering af drift og arbejdsprocesser på et sygehus.

- Leverandøren skal sikre, at ansatte hos Leverandøren og evt. underleverandører, som medvirker til at opfylde Kontrakten i Danmark, er sikret løn, arbejdstid og andre arbejdsvilkår, som ikke er mindre gunstige end dem, der gælder for arbejde af samme art iht. kollektiv overenskomst indgået af de inden for

det pågældende faglige område mest repræsentative arbejdsmarkedsparter i Danmark. Der henvises til kontraktbilag 4.

- Leverandøren skal overholde nationale og internationale love og regler vedrørende menneskerettigheder, arbejdstagerrettigheder og antikorruption, jf. afsnit 10 i kontrakten.

- Udkastet til kontrakt indeholder bodsbestemmelser, jf. pkt. 3.3, herunder i tilfælde af at Leverandøren ikke i det forudsatte omfang og/eller med den påkrævede kvalitet har arbejdet for realiseringen af potentielle indtjeninger og/eller øvrige KPI’er. Boden opgøres som 5 % af Leverandørens vederlag for det pågældende tiltag/projekt.

Der henvises i øvrigt til udkastet til kontrakt.

For udbuddet gælder ud over de obligatoriske udelukkelsesgrunde, jf. udbudslovens §§ 135-136, følgende:

Ordregiver kan påvise, at ansøger har tilsidesat gældende forpligtelser inden for det miljøretlige område, jf. udbudslovens § 137, stk. 1, nr. 1.

Ordregiver kan påvise, at ansøger har tilsidesat gældende forpligtelser inden for det socialretlige område, jf. udbudslovens § 137, stk. 1, nr. 1.

Ordregiver kan påvise, at ansøger har tilsidesat gældende forpligtelser inden for det arbejdsretlige område, jf. udbudslovens § 137, stk. 1, nr. 1.

Ansøger er erklæret konkurs eller er under insolvens- eller likvidationsbehandling, hvis dennes aktiver administreres af en kurator eller af retten, hvis denne er under tvangsakkord, hvis dennes erhvervsvirksomhed er blevet indstillet eller denne befinder sig i en lignende situation i henhold til en tilsvarende procedure, der er fastsat i national lovgivning, hvor ansøger er hjemhørende, jf. udbudslovens § 137, stk. 1, nr. 2.

Ordregiver kan påvise, at ansøger væsentligt har misligholdt en tidligere offentlig kontrakt, kontrakt med en forsyningsvirksomhed eller koncessionskontrakt og misligholdelsen har medført den pågældende kontrakts ophævelse eller en lignende sanktion, jf. udbudslovens § 137, stk. 1, nr. 4.

Ordregiver vil udelukke en ansøger fra udbuddet, hvis ansøgeren (inklusive andre deltagere eller enheder, som ansøgeren baserer sig på) er omfattet af en udelukkelsesgrund, og ansøgeren ikke kan forelægge tilstrækkelig dokumentation for sin pålidelighed, jf. udbudslovens § 138, stk. 1-3.

Ordregiver kan ikke udelukke en ansøger fra udbuddet på grund af ubetalt forfalden gæld til offentlige myndigheder vedrørende skatter, afgifter eller bidrag til sociale sikringsordninger, når ansøgeren har indgået aftale med inddrivelsesmyndigheden om en afviklingsordning, og denne ordning er overholdt, jf. udbudslovens § 135, stk. 4.

Inden ordregivers underretning om tildeling af kontrakt vil den tilbudsgiver, som ordregiver har til hensigt at tildele kontrakt, blive bedt om at fremlægge dokumentation for oplysningerne i ESPD.

Som dokumentation for ikke at være omfattet af udelukkelsesgrunde kan en tilbudsgiver, der er etableret i Danmark, anvende en Serviceattest fra Erhvervsstyrelsen med oplysninger fra ATP, Skifteretten, Skattestyrelsen samt Kriminalregistret. For en tilbudsgiver, der ikke er etableret i Danmark, henvises til udbudslovens § 153 og Europa-Kommissionens informationssystem eCertis: https://ec.europa.eu/tools/ecertis/.

Dokumentationen vedrørende udelukkelsesgrunde må ikke være udstedt tidligere end 6 måneder før udløbet af tilbudsfristen, jf. udbudsbetingelsernes afsnit 2.2.

Ordregiver vil afholde separate forhandlingsmøder med hver tilbudsgiver. Forhandlingsmøderne forventes afholdt på SUH, Lykkebækvej 1, 4600 Køge. For en nærmere beskrivelse af forhandlingsforløbet henvises til udbudsbetingelsernes pkt. 6.

Ordregiver yder ikke vederlag for deltagelse i forhandlingerne.

I henhold til lovbendtgørelse nr. 593 af 2.6.2016 om lov om Klagenævnet for Udbud gælder følgende klagefrister i relation til gennemførelse af udbud:

Klage over ikke at være prækvalificeret skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 20 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har afsendt en underretning til de berørte ansøgere om, hvem der er blevet prækvalificeret, hvis underretningen har angivet en kort redegørelse for de relevante grunde for beslutningen, jf. lovens § 7, stk. 1.

Klage over tildeling af kontrakten skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 45 dage efter, at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt.

Senest samtidig med at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om, hvorvidt klagen er indgivet i standstill perioden, jf. lovens § 6, stk. 4. I tilfælde, hvor klagen ikke er indgivet i standstill perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen, jf. lovens § 12, stk. 1.

Samtidig med indgivelse af klage skal der indbetales et klagegebyr på 20 000 DKK til Klagenævnet for Udbud