Vikarydelser

SKI udbyder en frivillig rammeaftale vedrørende vikarydelser. Rammeaftalen omfatter fagområderne sundheds- og omsorgsvikarer samt kontor- og administrationsvikarer. Sundheds- og omsorgsvikarer udbydes i 5 delaftaler (geografisk opdelt), hvor der tildeles til 2 leverandører pr. delaftale i en kaskade. Kontor- og administrationsvikarer udbydes i 2 delaftaler (geografisk opdelt), hvor der tildeles til 2 leverandører pr. delaftale i en kaskade. Udbudsprocessen gennemføres som et offentligt udbud, idet det dog bemærkes, at fagområdet vedrørende sundheds- og omsorgsvikarer omfattes af udbudslovens light-regime (jf. udbudslovens afsnit III).

Delaftale 1: Sundheds- og omsorgsvikarer (Region Hovedstaden (inkl. Bornholm))

Region Hovedstaden (inkl. Bornholm)

Delaftalen omfatter levering af følgende vikartyper: sygeplejersker, social- og sundhedsassistenter, social- og sundhedshjælpere, sygehjælpere, socialpædagoger, plejehjemsassistenter, hjemmehjælpere, plejemedhjælpere og medhjælpere. Det er frivilligt for SKI's kunder, om de vil benytte rammeaftalen eller ej. Hvis de imidlertid ønsker at benytte den, så skal de indgå leveringskontrakt med de 2 leverandører på delaftalen, og de bliver samtidig forpligtet til at søge deres indkøbsbehov dækket via delaftalen (tildeling på baggrund af kaskade) i leveringskontraktens varighed forinden indkøbsbehovet kan dækkes uden for delaftalen.

Varigheden af rammeaftalen kan forlænges 2 gange med 12 måneder pr. forlængelse. Rammeaftalen har således en maksimal varighed på 48 måneder, inklusive forlængelser.

Den maksimale værdi af delaftale 1 er fastsat til DKK 1.188.000.000. Se nærmere om baggrunden herfor i del VI, afsnit VI.3) Yderligere oplysninger.

Delaftale 2: Sundheds- og omsorgsvikarer (Region Sjælland)

Region Sjælland

Delaftalen omfatter levering af følgende vikartyper: sygeplejersker, social- og sundhedsassistenter, social- og sundhedshjælpere, sygehjælpere, socialpædagoger, plejehjemsassistenter, hjemmehjælpere, plejemedhjælpere og medhjælpere. Det er frivilligt for SKI's kunder, om de vil benytte rammeaftalen eller ej. Hvis de imidlertid ønsker at benytte den, så skal de indgå leveringskontrakt med de 2 leverandører på delaftalen, og de bliver samtidig forpligtet til at søge deres indkøbsbehov dækket via delaftalen (tildeling på baggrund af kaskade) i leveringskontraktens varighed forinden indkøbsbehovet kan dækkes uden for delaftalen.

Varigheden af rammeaftalen kan forlænges 2 gange med 12 måneder pr. forlængelse. Rammeaftalen har således en maksimal varighed på 48 måneder, inklusive forlængelser.

Den maksimale værdi af delaftale 2 er fastsat til DKK 571.000.000. Se nærmere om baggrunden herfor i del VI, afsnit VI.3) Yderligere oplysninger.

Delaftale 3: Sundheds- og omsorgsvikarer (Region Syddanmark)

Region Syddanmark

Delaftalen omfatter levering af følgende vikartyper: sygeplejersker, social- og sundhedsassistenter, social- og sundhedshjælpere, sygehjælpere, socialpædagoger, plejehjemsassistenter, hjemmehjælpere, plejemedhjælpere og medhjælpere. Det er frivilligt for SKI's kunder, om de vil benytte rammeaftalen eller ej. Hvis de imidlertid ønsker at benytte den, så skal de indgå leveringskontrakt med de 2 leverandører på delaftalen, og de bliver samtidig forpligtet til at søge deres indkøbsbehov dækket via delaftalen (tildeling på baggrund af kaskade) i leveringskontraktens varighed forinden indkøbsbehovet kan dækkes uden for delaftalen.

Varigheden af rammeaftalen kan forlænges 2 gange med 12 måneder pr. forlængelse. Rammeaftalen har således en maksimal varighed på 48 måneder, inklusive forlængelser.

Den maksimale værdi af delaftale 3 er fastsat til DKK 668.000.000. Se nærmere om baggrunden herfor i del VI, afsnit VI.3) Yderligere oplysninger.

Delaftale 4: Sundheds- og omsorgsvikarer (Region Midtjylland)

Region Midtjylland

Delaftalen omfatter levering af følgende vikartyper: sygeplejersker, social- og sundhedsassistenter, social- og sundhedshjælpere, sygehjælpere, socialpædagoger, plejehjemsassistenter, hjemmehjælpere, plejemedhjælpere og medhjælpere. Det er frivilligt for SKI's kunder, om de vil benytte rammeaftalen eller ej. Hvis de imidlertid ønsker at benytte den, så skal de indgå leveringskontrakt med de 2 leverandører på delaftalen, og de bliver samtidig forpligtet til at søge deres indkøbsbehov dækket via delaftalen (tildeling på baggrund af kaskade) i leveringskontraktens varighed forinden indkøbsbehovet kan dækkes uden for delaftalen.

Varigheden af rammeaftalen kan forlænges 2 gange med 12 måneder pr. forlængelse. Rammeaftalen har således en maksimal varighed på 48 måneder, inklusive forlængelser.

Den maksimale værdi af delaftale 4 er fastsat til DKK 581.000.000. Se nærmere om baggrunden herfor i del VI, afsnit VI.3) Yderligere oplysninger.

Delaftale 5: Sundheds- og omsorgsvikarer (Region Nordjylland)

Region Nordjylland

Delaftalen omfatter levering af følgende vikartyper: sygeplejersker, social- og sundhedsassistenter, social- og sundhedshjælpere, sygehjælpere, socialpædagoger, plejehjemsassistenter, hjemmehjælpere, plejemedhjælpere og medhjælpere. Det er frivilligt for SKI's kunder, om de vil benytte rammeaftalen eller ej. Hvis de imidlertid ønsker at benytte den, så skal de indgå leveringskontrakt med de 2 leverandører på delaftalen, og de bliver samtidig forpligtet til at søge deres indkøbsbehov dækket via delaftalen (tildeling på baggrund af kaskade) i leveringskontraktens varighed forinden indkøbsbehovet kan dækkes uden for delaftalen.

Varigheden af rammeaftalen kan forlænges 2 gange med 12 måneder pr. forlængelse. Rammeaftalen har således en maksimal varighed på 48 måneder, inklusive forlængelser.

Den maksimale værdi af delaftale 5 er fastsat til DKK 692.000.000. Se nærmere om baggrunden herfor i del VI, afsnit VI.3) Yderligere oplysninger.

Delaftale 6: Kontor- og administrationsvikarer (Øst for Storebælt (Region Hovedstaden inkl. Bornholm og Region Sjælland))

Øst for Storebælt (Region Hovedstaden inkl. Bornholm og Region Sjælland)

Delaftalen omfatter levering af følgende vikartyper:

— Faggruppeniveau 1: Lettere kontorarbejde, reception, tastere.

— Faggruppeniveau 2: Kontorassistenter, kundeservicemedarbejdere, call-center medarbejdere, webadministratorer og sekretærer.

— Faggruppeniveau 3: Chefsekretærer, overassistenter, korrespondenter, marketingassistenter, indkøbere, eksport, kontorbetjente og laboranter.

— Faggruppeniveau 4: Økonomimedarbejdere, controllere, personale-/ salgskonsulenter og it-supportere.

— Faggruppeniveau 5: Jurister, kommunikationskonsulenter, ingeniører, programmører og lignende specialistfunktioner.

Det er frivilligt for SKI's kunder, om de vil benytte rammeaftalen. Ved anvendelse af rammeaftalen til dækning af indkøbsbehovet er kunden dog i forhold til den enkelte bestilling forpligtet til at følge leverandørkaskaden, jf. bilag D, forinden kunden kan søge sit indkøbsbehov dækket uden for rammeaftalen.

Varigheden af rammeaftalen kan forlænges 2 gange med 12 måneder pr. forlængelse. Rammeaftalen har således en maksimal varighed på 48 måneder, inklusive forlængelser.

Den maksimale værdi af delaftale 6 er fastsat til DKK 652.000.000. Se nærmere om baggrunden herfor i del VI, afsnit VI.3) Yderligere oplysninger.

Delaftale 7: Kontor- og administrationsvikarer (Vest for Storebælt (Region Syddanmark, Region Midtjylland og Region Nordjylland))

Vest for Storebælt (Region Syddanmark, Region Midtjylland og Region Nordjylland)

Delaftalen omfatter levering af følgende vikartyper:

— Faggruppeniveau 1: Lettere kontorarbejde, reception, tastere.

— Faggruppeniveau 2: Kontorassistenter, kundeservicemedarbejdere, call-center medarbejdere, webadministratorer og sekretærer.

— Faggruppeniveau 3: Chefsekretærer, overassistenter, korrespondenter, marketing-assistenter, indkøbere, eksport, kontorbetjente og laboranter.

— Faggruppeniveau 4: Økonomimedarbejdere, controllere, personale-/ salgskonsulenter og it-supportere.

— Faggruppeniveau 5: Jurister, kommunikations-konsulenter, ingeniører, programmører og lignende specialistfunktioner.

Det er frivilligt for SKI's kunder, om de vil benytte rammeaftalen. Ved anvendelse af rammeaftalen til dækning af indkøbsbehovet er kunden dog i forhold til den enkelte bestilling forpligtet til at følge leverandørkaskaden, jf. bilag D, forinden kunden kan søge sit indkøbsbehov dækket uden for rammeaftalen.

Varigheden af rammeaftalen kan forlænges 2 gange med 12 måneder pr. forlængelse. Rammeaftalen har således en maksimal varighed på 48 måneder, inklusive forlængelser.

Den maksimale værdi af delaftale 7 er fastsat til DKK 320.000.000. Se nærmere om baggrunden herfor i del VI, afsnit VI.3) Yderligere oplysninger.

Tilbudsgiver skal indgive det fælles europæiske udbudsdokument (herefter ESPD) med angivelse af følgende oplysninger:

• Under ”Samlet årsomsætning” anføres tilbudsgivers samlede årsomsætning for det seneste disponible regnskabsår.

• Under ”Finansielle nøgletal” anføres tilbudsgivers soliditetsgrad, samlede egenkapital og samlede aktiver i det seneste disponible regnskabsår. Soliditetsgraden angives som forholdet mellem tilbudsgiverens samlede egenkapital og tilbudsgiverens samlede aktiver.

Såfremt tilbudsgiver baserer sig på andre enheders formåen, skal dette anføres i ESPD'ets Del II, afsnit C: Oplysninger om udnyttelse af andre enheders kapacitet. Den eller de andre enheder skal hver udfylde og underskrive et særskilt ESPD med de krævede oplysninger.

Såfremt tilbudsgiver er en del af et konsortium, skal dette anføres i ESPD'ets Del II, afsnit A: Oplysninger om den økonomiske aktør, i feltet ”Deltager den økonomiske aktør i udbudsproceduren sammen med andre?”, og hver af de deltagende økonomiske aktører skal udfylde og underskrive et særskilt ESPD med de krævede oplysninger.

Tilbudsgiver skal – for at blive erklæret egnet - opfylde følgende vedrørende økonomisk og finansiel formåen.

• Det er et minimumskrav, at tilbudsgiver i seneste disponible regnskabsår havde en samlet årsomsætning på minimum DKK 25 mio. ekskl. moms.

• Det er et minimumskrav, at tilbudsgiver i seneste disponible regnskabsår havde en soliditetsgrad på minimum 10 %.

Ved det "seneste disponible regnskabsår" forstås det seneste regnskab afsluttet i overensstemmelse med de regler og den praksis, der gælder for tilbudsgiverens regnskabsaflæggelse.

Ved en sammenslutning af økonomiske aktører (f.eks. et konsortium) beregnes tilbudsgiverens samlede årsomsætning som summen af årsomsætningen i sammenslutningen. Såfremt tilbudsgiver baserer sig på andre økonomiske aktørers økonomiske og finansielle kapacitet, beregnes samlet omsætning på samme måde som for en sammenslutning af økonomiske aktører.

Soliditetsgraden beregnes som tilbudsgivers samlede egenkapitals værdi i forhold til tilbudsgivers samlede aktiver, udregnet i procent. Dvs. at soliditetsgrad = (samlede egenkapitals værdi/samlede aktivers værdi) x 100. Ved en sammenslutning af økonomiske aktører (f.eks. et konsortium) beregnes den samlede soliditetsgrad som sammenslutningens samlede egenkapitals værdi i forhold til sammenslutningens samlede aktiver, udregnet i procent. Såfremt tilbudsgiver baserer sig på andre enheders formåen, beregnes tilbudsgivers soliditetsgrad på samme måde som for en sammenslutning af økonomiske aktører.

ESPD fungerer som et foreløbigt bevis for, at tilbudsgiver opfylder mindstekrav til egnethed i relation til økonomisk og finansiel kapacitet. Inden tildelingsbeslutningen skal de tilbudsgivere, som ordregiver har til hensigt at tildele kontrakten til, fremlægge dokumentation for, at oplysningerne i ESPD er korrekte.

Når ordregiver forlanger det, skal der fremlægges følgende dokumentation for økonomisk og finansiel formåen:

• Årsregnskab (eller uddrag heraf) fra seneste disponible regnskabsår med angivelse af, hvor den i ESPD’et oplyste samlede årsomsætning og soliditetsgrad fremgår

eller

• en erklæring om, at den i ESPD’et oplyste samlede årsomsætning og soliditetsgrad er korrekt, underskrevet af en tegningsberettiget hos tilbudsgiver.

Tilbudsgiver skal indgive det fælles europæiske udbudsdokument (herefter ESPD) med angivelse af følgende oplysninger:

• Under ”Beskrivelse”: Angiv beskrivelse af den udførte reference. Beskrivelsen skal alene vedrøre forhold inden for de sidste 3 år forud for tilbudsfristen.

• Under ”Beløb”: Udfyld fakturerede beløb i DKK ekskl. moms (inden for de sidste 3 år forud for tilbudsfristen).

• Under "Startdato”: Angiv startdato for den udførte reference. Hvis denne dato ligger tidligere end 3 år forud for tilbudsfristen, anføres det i referencebeskrivelsen, jf. ”Beskrivelse” ovenfor, hvilken startdato referencebeskrivelsen tager udgangspunkt i, jf. at denne alene må vedrøre udførte forhold inden for de sidste 3 år forud for tilbudsfristen.

• Under ”Slutdato”: Angiv slutdato. Hvis kontrakten endnu ikke er afsluttet, angives datoen for tilbudsfristen.

• Under ”Modtagere”: Angiv kundens navn, kontaktperson og kontaktoplysninger (e-mailadresse og/eller telefonnummer) på kontaktpersonen.

Såfremt tilbudsgiver baserer sig på andre enheders formåen, skal dette anføres i ESPD'ets Del II, afsnit C: Oplysninger om udnyttelse af andre enheders kapacitet. Den eller de andre enheder skal hver udfylde et særskilt ESPD med de krævede oplysninger.

Såfremt tilbudsgiver er en del af et konsortium, skal dette anføres i ESPD'ets Del II, afsnit A: Oplysninger om den økonomiske aktør, i feltet ”Deltager den økonomiske aktør i udbudsproceduren sammen med andre?”, og hver af de deltagende økonomiske aktører skal udfylde et særskilt ESPD med de krævede oplysninger.

Tilbudsgiver skal – for at blive erklæret egnet - opfylde følgende vedrørende teknisk og faglig formåen:

• Det er et minimumskrav, at tilbudsgiver kan dokumentere 5 lignende referencer inden for delaftalens fagområde, som skal være udført inden for de seneste 3 år forud for tilbudsfristen.

Ved ”lignende referencer” forstås kontrakter om ekstern vikarformidling inden for det fagområde, som delaftalen omhandler. De lignende 5 referencer skal samlet vedrøre levering af mindst 3 af de vikartyper (faggrupper), som delaftalen omfatter, jf. udbudsmaterialets bilag B. En reference kan dække en eller flere af de vikartyper (faggrupper), som delaftalen omfatter, men på tværs af de 5 referencer skal mindst 3 af de vikartyper (faggrupper), som delaftalen omfatter, være dækket.

De 5 lignende referencer skal være udført inden for de seneste 3 år forud for tilbudsfristen. Der må gerne oplyses referencer på leveringer, der er startet tidligere end den anførte referenceperiode og/eller ikke afsluttet endnu. Tilbudsgiver skal imidlertid have udført - og i referencerne kun beskrive – levering, som ligger inden for de seneste 3 år forud for tilbudsfristen. Det bemærkes, at en reference i form af en rammeaftale ikke anses at udgøre en konkret levering og derfor ikke opfylder minimumskravet. En kontrakt baseret på en rammeaftale anses dog at vedrøre en konkret levering, og vil derfor kunne opfylde det fastsatte minimumskrav, hvis kontrakten i øvrigt opfylder betingelserne herfor.

Ved en sammenslutning af økonomiske aktører (f.eks. et konsortium) skal der alene dokumenteres 5 lignende referencer i alt. Der skal ikke dokumenteres 5 lignende referencer pr. deltager i sammenslutningen af økonomiske aktører. Tilsvarende gælder, såfremt tilbudsgiver baserer sig på andre økonomiske aktørers tekniske og faglige kapacitet

De i ESPD angivne oplysninger om referencer udgør i henhold til udbudslovens § 151 og § 152 endelig dokumentation for teknisk og faglig formåen. Tilbudsgiver skal derfor ikke fremlægge yderligere dokumentation for oplysningerne i referencerne. Ordregiver forbeholder sig dog ret til at iværksætte en kontrol af rigtigheden af oplysningerne i de angivne referencer, herunder hos tilbudsgiver og/eller den aktør, som referencen vedrører.

Såfremt tilbudsgiveren er en sammenslutning af økonomiske aktører (f.eks. et konsortium), skal disse påtage sig at hæfte solidarisk, og deltagerne i sammenslutningen skal udpege en fælles befuldmægtiget, der er ansvarlig for kontakten til SKI. Tilsvarende hæfter en tilbudsgiver, som i sit tilbud i relation til økonomisk og finansiel formåen baserer sig på andre enheders formåen (kaldet ”støttende virksomheder”), f.eks. et moder-, søsterselskab eller en underleverandør, solidarisk med de pågældende støttende enheder for kontraktens gennemførelse, såfremt kontrakten tildeles tilbudsgiver.

I rammeaftalen er hensynet til samfundsansvar ved kontraktopfyldelse, som formuleret i de konventioner, der ligger til grund for principperne i FN's Global Compact, reguleret i relevant omfang. Herudover indeholder rammeaftalen en arbejdsklausul.

Tilbudsgiver må ikke være omfattet af nogen af udelukkelsesgrundene angivet i udbudslovens §§ 134 a, 135 og 136 og § 137, stk. 1, nr. 2.

Ad II.1.5) og II.2.6): Den skønsmæssige vurdering af delaftalernes anslåede værdier er angivet i punkt II.2.6). Den er baseret på:

• Omsætningen på den nuværende rammeaftale fra 2019 – justeret for variationer som følge af coronasituationen.

• Forventning til omfanget af kunder på den kommende rammeaftale ud fra kunders tilkendegivelser.

• Forventning til omsætning som resultat af udvidet sortiment.

• Forventning til prisstigninger som følge af markedssituationen samt inflation.

• Forventning til øget omsætning pga. flere leverandører på aftalen.

Hen over den samlede varighed på 4 år, inklusive muligheder for forlængelse, samt på tværs af alle kunderne på rammeaftalen, er der således også en usikkerhed om, hvad de enkelte delaftalers værdi ender med at blive. I den forbindelse er der lagt vægt på følgende forhold:

• Mulighed for flere kunder på aftalen.

• Kunders evt. voksende behov for vikarer. Det vanskeligt at forudse det offentlige Danmarks behov for vikarer til opgaver relateret til hændelser, der opstår, fx coronasituationen, krig i Ukraine og energikrisen. Manglen på arbejdskraft kan desuden resultere i, at kundernes behov for vikarer til ubesatte vagter stiger, men også at der kan forekomme mangelsituationer.

• Mulighed for højere priser på aftalen, fx ved ændringer i overenskomster. Den generelle markedssituation med mangel på arbejdskraft kan påvirke leverandørernes omkostninger til medarbejderne, og især på sundhedsområdet kan nye overenskomster resultere i lønstigninger, der påvirker priserne på aftalen.

Skønnet indebærer derfor både en vurdering af den anslåede værdi af rammeaftalen, fordelt på alle delaftalerne, og en vurdering af rammeaftalens maksimale værdi, fordelt på alle delaftaler. På den baggrund er rammeaftalens maksimale værdi fastsat til DKK 4.673.000.000. De maksimale værdier, der er fastsat for de enkelte delaftaler, fremgår i punkt II.2.14) for hver delaftale. Disse værdier anses ikke for klart usandsynlige. De maksimale værdier kan dog ændres i henhold til de enhver tid gældende udbudsregler.

Forskellen mellem anslået værdi og maksimal værdi er begrundet i usikkerheden om, hvad delaftalernes værdier ender med at blive.

Skønnet af anslået værdi og maksimal værdi er udtryk for SKI's mest kvalificerede og gennemsigtige saglige skøn af forbruget på delaftalerne på udbudstidspunktet inkl. muligheder for forlængelse og evt. optioner og på tværs af alle aktører i rammeaftalen, jf. punkt IV.1.3), uanset det endelige antal heraf.

Tilbudsgiver gøres særligt opmærksom på, at tilbudsgiver i enhver henseende er ansvarlig for de tilbudte priser, uanset hvilken omsætning der konkret opnås under rammeaftalen, dvs. også i tilfælde af, at den konkrete omsætning afviger fra estimaterne i såvel opad- som nedadgående retning.

Ad IV.1.3): Hver af de 7 delaftaler forventes tildelt til 2 leverandører.

Ad IV.2.4): Fagtermer og begreber, der normalt angives på engelsk, kan dog accepteres.

Rammeaftalen er omfattet af forbuddet i artikel 5k i EU-forordning 833/2014, og SKI kræver en erklæring fra den tilbudsgiver, som SKI har til hensigt at tildele rammeaftalen, jf. nærmere i udbudsbetingelsernes punkt 16.5.

SKI afholder informationsmøde for interesserede tilbudsgivere den 27. september 2022 kl. 10. Se mere i udbudsbetingelsernes punkt 11.2.